Coördinator Subsidiebureau

Krijg jij energie van het coördineren van een subsidieproces én weet jij hoe je beleid, uitvoering en controle goed bij elkaar brengt? 

Met subsidies ondersteunt de gemeente activiteiten en initiatieven die bijdragen aan maatschappelijke doelen. Je kunt hierbij denken aan projecten op het gebied van sport, cultuur, welzijn, leefbaarheid en ondersteuning van inwoners. Als coördinator subsidiebureau (van in totaal 1,7 fte) zorg jij ervoor dat het subsidieproces voor Woerden en Oudewater goed georganiseerd is. Je houdt overzicht over de werkzaamheden binnen het subsidiebureau, waar naast de subsidiecoördinator ook een subsidiemedewerker werkzaam is. Je bewaakt de kwaliteit van het proces en bent aanspreekpunt voor collega’s bij inhoudelijke en procesmatige subsidievraagstukken.

Je kijkt daarbij verder dan de individuele subsidieaanvraag. Je denkt mee over nieuwe regelingen, adviseert over subsidieplafonds en zorgt dat bestaande regelingen periodiek worden geëvalueerd. Ook zorg je ervoor dat management en organisatie beschikken over de juiste informatie.

Het subsidiebureau is nieuw in ontwikkeling. Dat betekent dat nog niet alles in beton gegoten is. Juist daarom zoeken we iemand die structuur aanbrengt, kritisch kijkt naar hoe we werken en samen met collega’s het subsidiebureau verder neerzet. De ongeveer 40 uitgaande subsidieregelingen van de gemeente Woerden werden tot voor kort door de beleidsafdelingen zelf verstrekt maar in het kader van de organisatieontwikkeling is besloten de subsidieverstrekking te centraliseren in een nieuw op te zetten subsidiebureau. Het subsidiebureau wordt geplaatst bij team Financiën en bestaat uit een coördinator en een medewerker. Het betreft dus een nieuw organisatieonderdeel en een nieuwe inrichting van een bestaand proces. Uiteraard krijg je alle ruimte om in deze dynamiek verbetervoorstellen te doen en de werkzaamheden en systemen te optimaliseren. 

Dit ga je doen

Als coördinator subsidiebureau coördineer je de werkzaamheden binnen het subsidiebureau en bewaak je de kwaliteit en voortgang van het subsidieproces. Je werkt nauw samen met de medewerker van het subsidiebureau, accounthouders, beleidsmedewerkers, juristen, financials en controllers.

Na een korte wandeling vanaf het station loop je rond 08.45 uur het gemeentehuis binnen. Je haalt een kop koffie en schuift aan bij je collega’s op de tweede verdieping. Je begint met een blik op de werkvoorraad van het subsidiebureau. Zijn er aanvragen waarvan de termijn binnenkort verloopt? Zijn er dossiers waar jullie niet verder mee komen? Je bespreekt kort de prioriteiten voor die dag.

Daarna heb je overleg met een beleidsmedewerker binnen het sociaal domein. Er wordt gewerkt aan een nieuwe subsidieregeling en jullie bespreken of de voorwaarden in de praktijk goed uitvoerbaar en toetsbaar zijn. Vanuit jouw ervaring geef je aan waar nog onduidelijkheden zitten en welke onderdelen scherper kunnen worden geformuleerd.

Terug op je werkplek komt een medewerker bij je langs met een lastig subsidiedossier. De aanvraag past niet helemaal binnen de bestaande regeling en er spelen verschillende belangen. Samen lopen jullie de voorwaarden door. Je belt kort met een juridisch adviseur voor ruggespraak om zo tot een goed onderbouwde beoordeling te komen.

11.00. Je werkt aan een maandelijkse rapportage voor het management. Je ziet dat het aantal aanvragen binnen een bepaalde regeling sneller stijgt dan verwacht en dat het subsidieplafond mogelijk eerder wordt bereikt. Je brengt het in beeld en verstuurt het rapport naar het management.

Om 12.00 uur ga je lunchen in ons bedrijfsrestaurant. Daarna loop je met een paar collega’s een rondje door het centrum van Woerden.

In de middag staat een overleg over de evaluatie van een aantal subsidieregelingen gepland. Samen met beleid en financiën bekijk je welke aanpassingen nodig zijn voor het komende jaar. Je neemt daarbij ook de ervaringen van het subsidiebureau mee: welke vragen komen vaak terug en waar lopen aanvragers of medewerkers tegenaan?

Later die middag beantwoord je nog een aantal vragen vanuit de VIC en controleer je of de procesbeschrijving nog aansluit op de manier waarop er daadwerkelijk wordt gewerkt.

Aan het einde van de dag kijk je nog één keer naar de werkvoorraad en bespreek je met een collega wat morgen als eerste aandacht nodig heeft. Laptop dicht. Morgen weer verder. 

Je houdt overzicht, kunt goed schakelen tussen uitvoering, beleid en controle en weet anderen mee te nemen in een duidelijke werkwijze. Je bent inhoudelijk sterk op het gebied van subsidies, maar vindt het ook leuk om processen beter te organiseren.

Je wacht niet af tot een probleem vanzelf op tafel komt. Zie je een risico, onduidelijkheid of kans om iets slimmer te doen? Dan breng je dat ter sprake en zorg je dat er een vervolgstap komt.

Kennis en ervaring

Wat jou verder onze nieuwe coördinator subsidiebureau maakt?

Ervaring binnen een gemeente is een pre. Kennis van de Algemene wet bestuursrecht en een Algemene subsidieverordening is eveneens relevant voor deze functie.

Meteen vanaf dag één maak je deel uit van team Strategie Financiën en Control (SFC). Team SFC bestaat uit ongeveer 35 collega’s met diverse specialisaties binnen financiële en administratieve processen. Jij wordt onderdeel van het nieuw in te richten subsidiebureau dat het subsidieproces verzorgt voor Woerden en Oudewater. Samen met de medewerker van het subsidiebureau geef je vorm aan de dagelijkse uitvoering. Als coördinator heb je daarin een andere rol: jij bewaakt het overzicht, zorgt voor samenhang en bent de verbindende schakel tussen uitvoering, beleid, financiën, juridische zaken en control.

Ons team is een mix van jonge mensen en collega’s met jarenlange ervaring, zodat je veel van elkaar leert en samen tot de beste oplossing komt. We werken hard en hebben hart voor het werk dat we doen. En zie je de oplossing even niet? Er is altijd iemand die je op weg helpt met een verfrissend inzicht. 

Zin in deze baan bij de gemeenten Woerden en Oudewater?