Recordmanager

Snap jij hoe informatie stroomt, welke wet- en regelgeving ertoe doet en geef je graag advies naar collega’s en stakeholders? Kom dan werken als recordmanager bij ons!

Functie

Werk waar je trots op kunt zijn

Je bent verantwoordelijk voor informatie van wieg tot graf: van het moment dat ze ontstaat tot vernietiging of overbrenging naar de archiefbewaarplaats. Daarbij ben je niet alleen kwaliteitsbewaker, maar ook adviseur, verbinder en aanjager.

Daarbij kijk je verder dan alleen het archief. Je adviseert collega's, bewaakt de kwaliteit van de informatiehuishouding en helpt de organisatie om processen slimmer en toekomstbestendig in te richten. Wet- en regelgeving vormt daarbij het vertrekpunt. De Archiefwet, de Wet open overheid (Woo) en de AVG vertaal jij naar duidelijke afspraken en werkbare oplossingen voor de praktijk.

Ben jij een stevige adviseur die complexe vraagstukken rondom informatiebeheer weet te vertalen naar praktische oplossingen? Krijg je energie van het ontwikkelen van beleid, het adviseren van management en het begeleiden van verandertrajecten? Dan zijn wij op zoek naar jou.

De informatiehuishouding van gemeenten verandert snel. Microsoft 365, eDiscovery, de Wet open overheid (Woo), digitale duurzaamheid en de nieuwe Archiefwet vragen om scherpe keuzes en een toekomstgerichte aanpak. Als recordmanager speel jij hierin een sleutelrol. Je zorgt ervoor dat informatie duurzaam toegankelijk, betrouwbaar en vindbaar blijft en helpt de organisatie om grip te houden op risico's, kwaliteit en compliance. Daarmee draag je direct bij aan een transparante, betrouwbare en toekomstbestendige overheid. Gebaseerd op de beschreven regierol, digitaliseringsopgaven en adviserende taken in de vacature.

Dit ga je doen

Hoe jouw werkdag er ongeveer uit kan zien

De dag begint met een vraag van een collega uit het Sociaal Domein over een Woo-verzoek. Samen bekijk je welke documenten onder het verzoek vallen en welke bewaartermijnen van toepassing zijn. Daarna sluit je aan bij een overleg over de migratie van een applicatie naar SharePoint. Jij let erop dat archivering vanaf het begin goed wordt ingericht en niet pas achteraf aandacht krijgt.

Na de lunch werk je een verbeterplan uit naar aanleiding van een kwaliteitscontrole op metadata. Later op de middag geef je een projectteam een korte toelichting op de nieuwe Archiefwet en de gevolgen voor hun project. Vervolgens werk je verder aan het actualiseren van het beleid voor informatiebeheer.

De afwisseling maakt de functie interessant. Het ene moment werk je aan beleid of kwaliteitsverbetering, het andere moment help je collega's met een praktisch vraagstuk of lever je een bijdrage aan een organisatiebreed project.

De informatievoorziening binnen de gemeenten Woerden en Oudewater verandert snel. Microsoft 365, e-Discovery, de Woo, de nieuwe Archiefwet en digitale duurzaamheid vragen om een andere manier van werken. Als organisatie moeten we voldoen aan wet- en regelgeving maar ook een informatiehuishouding ontwikkelen die over tien of twintig jaar nog steeds op orde is. Als Recordmanager heb jij een regierol; je brengt ontwikkelingen samen en maakt ze toepasbaar in praktische zin.

Dit neem je mee

Competenties

Om succesvol in de functie te zijn is het belangrijk dat jij je herkent in de volgende competenties:

• Analytisch vermogen: Je overziet de samenhang tussen informatie, processen en wet- en regelgeving. Je bent in staat complexe vraagstukken te analyseren en deze te vertalen naar heldere, praktische adviezen.
• Adviseren: Je bent een toegankelijke sparringpartner voor collega's, bestuur en management. Je weet jouw advies duidelijk en overtuigend over te brengen en sluit daarbij aan op de praktijk van de organisatie.
• Samenwerken: Je zoekt actief de samenwerking op, legt gemakkelijk verbinding tussen verschillende disciplines en draagt bij aan gezamenlijke oplossingen.
• Organisatiesensitiviteit: Je begrijpt hoe een gemeentelijke organisatie werkt, hebt oog voor verschillende belangen en weet daar in je advisering op aan te sluiten.
• Kwaliteitsgerichtheid: Je werkt zorgvuldig en hebt oog voor detail. Je bewaakt de kwaliteit van de informatiehuishouding en signaleert verbeterkansen voordat ze knelpunten worden.
• Initiatief Je wacht niet af, maar neemt zelf het voortouw bij verbeteringen en draagt actief bij aan de verdere professionalisering van de informatiehuishouding.

Kennis en ervaring

Wat jou verder onze nieuwe recordmanager maakt?

• hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in de richting van informatiemanagement, informatiekunde of recordmanagement;
• ervaring met recordmanagement of informatiebeheer, bij voorkeur binnen een overheidsorganisatie;
• kennis van de Archiefwet, de Woo, de AVG en de principes van duurzaam informatiebeheer;
• ervaring met Microsoft 365, SharePoint en/of een documentmanagement- of zaaksysteem.

Team en organisatie

Het team Informatiebeheer bestaat uit 11 collega’s die elkaar goed kennen en graag opzoeken. Het is een hecht en warm team, je merkt dat al op je eerste dag. We lachen samen, denken samen na en staan voor elkaar klaar als het ingewikkeld wordt.

We staan voor grote uitdagingen. Informatiebeheer is bij veel organisaties een ondergeschoven kindje, maar wij geloven dat het anders kan en moet. Onze ambitie is om zichtbaarder te worden in de organisatie: als serieuze gesprekspartner, als verbinder, als aanjager van betere werkwijzen. Geen stoffige archiefkast, maar een team dat echt impact maakt.

Er is volop ruimte voor jouw ontwikkeling. Je kunt zelfstandig aan de slag met je eigen vraagstukken en sparren met collega’s die net zo gedreven zijn als jij. Of je nu net begint of al wat meer ervaring meebrengt: we investeren in jou, en we verwachten dat jij dat teruggeeft aan het team.

Arbeidsvoorwaarden

• Wij bieden een salaris op basis van een 36-urige werkweek, tot €3.824 tot €5.624 (schaal 10)*, inschaling vindt plaats op basis van kennis en ervaring.
  *Genoemd salaris is op basis van peildatum CAO-gemeenten 1 juli 2026. Voor verdere loonstijgingen zie Cao Gemeenten 2025-2027(Verwijst naar een externe website)(Verwijst naar een externe website).
• Bovendien ontvang je een persoonlijk budget van 17,05%, wat jij kunt inzetten zoals jij wilt.
• Je krijgt van ons een jaarcontract, bij goed functioneren wordt het dienstverband na een jaar omgezet in een dienstverband voor onbepaalde tijd. 
• Goede arbeidsvoorwaarden horen erbij. Wil je meer weten over alle arbeidsvoorwaarden bij de gemeenten Woerden en Oudewater? Zie: Arbeidsvoorwaarden.

Reageer nu

Zin in deze baan bij de gemeenten Woerden en Oudewater?

• Wij hanteren geen sluitingsdatum voor de vacature. Wij gaan met een passende kandidaat direct in gesprek.
• Wij vragen al onze nieuwe collega’s een geldige Verklaring Omtrent Gedrag te overleggen bij indiensttreding.
• Het vinden van een wederzijdse match, daar krijgen we nieuwe energie van! Daarom zijn onze vacatures geen oproep voor acquisitie, we werven onze nieuwe collega’s graag zelf.